Sind Sie Bereit für den E-Rechnungsversand mit NetSuite?

Am 22.03.2024 hat der Bundesrat dem neuen Wachstumschancengesetz zugestimmt. Für deutsche Unternehmen ist damit die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich als Teil der EU-Richtlinie "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter - ViDA" verpflichtend. Das Gesetz besagt, dass Unternehmen ab dem 01.01.2025 bereit sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, während die Erstellung elektronischer Rechnungen in den Jahren 2025 und 2026 zunächst freiwillig und dann ab dem  01.01.2027 verpflichtend ist.

Elektronische Rechnungen sind alle Rechnungen, die mit dem "CEN-Format EN 16931" kompatibel sind, z.B. Standards wie "XRechnung" oder "ZUGFeRD". PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen. Damit müssen Unternehmen in Deutschland ihr ERP System für den Versand an Kunden ab dem 01.01.2027 vorbereiten.

Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über das Thema E-Rechnung – und zeigt, wie moderne Systeme wie Oracle NetSuite Unternehmen bei der Umsetzung der gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung unterstützen können.

Kunden-E-Rechnungsversand mit Netsuite (SaaS)

Primus E-Invoice Management (PEM) erstellt die E-Rechnung basierend auf der bestehenden PDF-Rechnung und versendet sie als Email bzw. über Peppol an den Kunden

• Die Rechnungsdaten werden wie gewohnt in der Netsuite erzeugt.
• Das bestehende Rechnungstemplate wird weiterhin verwendet, erweitert um die für die e-Rechnung notwendigen Informationen. Der Anwender startet die PDF-Rechnungserstellung aus der Rechnungsmaske über den Button „PEM e-invoice“. Diese PDF wird automatisch per email an PEM versendet, optional ergänzt um weitere Anhängen.
• PEM extrahiert die Daten aus der PDF-Datei und erkennt das vom Kunden gewünschte Format. Die entsprechende Rechnungstruktur (ZUGFeRD,XRechnung, PEPPOL,Fatura-PA,…) wird erstellt.
• Mit der Option "Rechnungsarchivierung" werden die so entstandenen Rechnungsdateien archiviert.
• ZUGFeRD: PEM versendet eine email mit dem ursprüngliche Netsuite-Email-Body und der ZUGFeRD-Datei (ggf. mit den zusätzlichen Anhängen der Netsuite-email).
• XRechnung: PEM versendet eine email mit dem ursprüngliche Netsuite-Email-Body und der XRechnungsdatei.
• PEPPOL, Fatrua-PA,…: PEM versendet die XML-Daten der Rechnung über das jeweilige System.

Ihre Vorteile:

• Erfüllung der gesetzlichen Anforderung ab 01.01.2027 in Deutschland für B2B-Kunden elektronische Rechnungen zu erstellen
• Kundenrechnungen können Sie bereits jetzt per Email bzw. über PEPPOL versenden. Ihre Kunden können diese Rechnungen automatisch importieren und sparen dadurch erheblich Aufwand. ZUGFeRD-Rechnungen kann jeder Kunden auch wie bisher (manuell) verarbeiten.